Jakiś czas temu na naszym blogu pojawił się wpis z kilkoma ogólnymi poradami związanymi z pracą zdalną bazujący na naszym doświadczeniu. Dzisiaj chciałbym skupić się na konkretnym narzędziu, jakim jest FireTMS i opisać kilka przykładów, w jaki sposób może ułatwić zdalną pracę, gdyż wiele firm z branży transportowo-spedycyjnej w trakcie pandemii Coronavirusa zostało zmuszonych do przejścia właśnie w tryb home office.
Dokumenty
Bardzo ważnym elementem pracy firmy transportowej lub spedycyjnej jest odpowiedni przepływ dokumentów zarówno po stronie kierowcy, spedytora, jak i administracji. W FireTMS spedytor, dodając zlecenie do systemu, ma możliwość dodania załączników (np. zlecenia od klienta), które będą widoczne również dla księgowości. Dodatkowo kierowca, mając aplikację FireTMS Driver (lub terminal GBox albo Transics), może zrobić zdjęcie dokumentów CMR – wtedy zobaczy je zarówno spedytor, jak i dział księgowości. Warto w tym trudnym czasie opracować sobie odpowiednie procesy obsługi dokumentów tak, aby w razie potrzeby można było łatwo odnaleźć potrzebne informacje i bez przeszkód fakturować kontrahentów. FireTMS pozwala zorganizować pracę w taki sposób, żeby całkowicie wyeliminować bezpośredni kontakt osób zaangażowanych w kolejne etapy procesu transportowego (kierowcy, spedytora, księgowość) – wszystkie informacje, a także skany dokumentów mogą być przekazywane w firmie w sposób cyfrowy.
Statusy zleceń i faktur, tagowanie
Poza uporządkowanym obiegiem dokumentów FireTMS pomoże na bieżąco śledzić etapy realizacji poszczególnych zleceń. Będziemy w stanie szybko przejrzeć wszystkie zlecenia przyjęte do realizacji, a także te zrealizowane, zafakturowane oraz opłacone. Dzięki połączeniu modułu zleceń z modułem księgowości statusy nadawane są automatycznie, tak więc nieważne czy zatrudniasz 1, czy 40 i więcej spedytorów, bez przeszkód odnajdziesz te zlecenia, które należy zafakturować lub płatności, które należy windykować. Wykorzystując system tagowania, możesz przekazywać pozostałym pracownikom dodatkowe informacje o zleceniach, fakturach czy płatnościach, nadając im odpowiednie tagi tj. kategorie. Więcej o systemie tagowania tutaj: Tagowanie
Planowanie
Praca w trybie HO byłaby bardzo trudna bez narzędzia, które umożliwi podgląd kalendarza pojazdów w trybie online. W FireTMS na harmonogramie pojazdów możesz zobaczyć podgląd obecnie realizowanych zadań lub wydarzeń związanych z pojazdami, a także zaplanujesz zmiany kierowców oraz oznaczysz kiedy dany zestaw będzie dostępny dla nowego zlecenia. Podobne informacje uzyskasz dzięki funkcji Wolne pojazdy, tylko że w formie listy a nie kalendarza. Wszystko po to aby każdy miał do tego dostęp i aby uniknąć sytuacji w której dwie osoby planują zlecenie na ten sam zestaw podczas gdy inne pozostają wolne.
Obsługa kontrahentów, windykacja
Jednym z ważniejszych o ile nie najważniejszym elementem pracy jest bezpieczeństwo płatności i odpowiednia weryfikacja kontrahentów, od których przyjmujemy zlecenia. W FireTMS możesz prowadzić bazę kontrahentów, wraz z ich ocenami, a także zablokujesz tych, od których nie chcesz, aby ktoś przyjmował zlecenia. Możesz także ustawić limit kupiecki per klient lub ustawić, aby system automatycznie blokował kontrahentów, którzy mają opóźnienia w płatnościach oraz wysyłał im przypomnienia mailowe lub wezwania do zapłaty. Dzięki tym narzędziom nie ma potrzeby komunikowania pracownikom że dany klient stał się niewypłacalny i nie powinni brać od niego kolejnych ładunków. Po prostu wystarczy nadać kontrahentowi odpowiedni status i system sam tego dopilnuje.
Wszystkie wyżej wymienione narzędzia służą temu, aby ułatwić pracę w firmach transportowo-spedycyjnych. Takie działania, wspierane odpowiednimi narzędziami dają możliwość dynamicznego reagowania w różnych sytuacjach, a co za tym idzie, zapewniają komfort pracy i spokojną głowę – szczególnie w tym trudnym dla nas wszystkich czasie.